ORACLE EBS财务的数据准备与数据验证
实施任何ERP系统，都有一个新系统与旧系统之间的切换过程。它们之间的切换不既要保证数据的完整性，还要保证数据的准确性。在实施ORACLE EBS时，这个切换过程往往会出现多次（UAT，PRODUCTION阶段）。这个切换过程，包括以下两个部分：
（1） 数据收集（Master Data , Setup, Open Transaction）
（2） 对账（子模块内，子模块与总账间）
在ORACLE的定义中，数据一般分三种类型：
（1） Master Data 主数据：静态的，变化不大的数据，如银行信息
（2） Setup 设置数据：主要为系统设置服务
（3） Open Transaction 动态数据：即业务数据，如发票，资产信息等
财务的数据收集一般包括以下内容：
| Payment Terms (AR) 付款条件 |
Master |
AR |
All the current active payment terms |
| Define User Approval Adjustment Limits 审批限制 |
Master |
AR |
Grant somebody to adjust Invoices or receipts limits or receipt write-off. |
| Open Sales Invoices (Customer Balance) 销售发票 |
Open Transactions |
AR |
All invoices have been created in Batch Master, but not applied by receipts |
| Transaction type 事务处理类型 |
Setup |
AR |
Transaction types (Invoice, Credit memo etc) |
| Customer On Account Balance 客户的记账余额 |
Open Transactions |
AR |
All prepayments from customer have been created in Batch Master, but not apply to invoices (it is receipt) |
| COA Value 会计科目 |
Master |
GL |
Chat of account ( Account/ Cost center/ Division) |
| Calendar 会计日历 |
Master |
GL |
Accounting calendar of Global |
| Mapping Rule 主账套与次账套的映射规则 |
Master |
GL |
Global COA map to China Local COA |
| Account Balance 会计账户余额 |
Open Transactions |
GL |
Opening balance |
| Budget Account Balance 预算账户全额 |
Open Transactions |
GL |
Budget opening balance |
| Payment Terms (AP) 付款条件 |
Master |
AP |
All the current active payment terms of suppliers. |
| Banks Information (Bank, Bank Branch, Bank Account) 银行信息 |
Master |
AP |
All the current active banks |
| Open Invoices (Supplier Balance) 采购发票 |
Open Transactions |
AP |
All the invoices have not been paid in Batch Master, including purchasing invoice, expense report, Prepayment. |
| Existing Asset Information 资产信息 |
Open Transactions |
FA |
All the current existing assets, |
| Asset Category 资产类别 |
Master |
FA |
All the current active asset categories |
| Asset Location 资产地点 |
Master |
FA |
All the current active asset locations. |
其中Setup与Master Data进行一次收集后基本可以完成，而由于Open Transactions是动态的数据，会随着时间的推移而不断的改变，所以在收集这些数据时，就要定义两个时间点：CUT-OFF DAY （截止日）、SUBMIT DAY（提交日）。数据的CUT-OFF DAY一般会定义在月底，在月底将所有的动态数据收集后，作为另一个月开始的初始数据。这时，企业的关账日期就应该等于或早于CUT-OFF DAY，动态数据的提交日迟于CUT-OFF DAY。
企业关账日期 <= CUT-OFF DAY < SUBMIT DAY
例如六月份系统要上线，则可以规定企业5月25为企业的关账日期，也是动态数据收集的CUT-OFF DAY ，即所有动态数据截止于5月25。用户需要时间去收集并整理数据，最后把数据以我们提供的合乎ORACLE EBS数据格式的模板的形式反馈给我们，所以这时可以定义数据提交日SUBMIT DAY为5月29。财务的动态数据主要包括以下：
（1） GL Account Balance：各个总账账户的余额。这个账户必须是以ORACLE EBS弹性域中定义的账户结构为标准，所以在收集COA数据时，就有一个从旧系统的会计账户转换成EBS账户的过程。
（2） AP Open Invoice：所有未付清款项的应付发票，当出现没有发票编号的情况，可以为这一笔款项编一个发票号码。最终所有AP Open Invoice的涉及到的应付账户的余额应该要与用户提供的Account Balance中的涉及到的应付账户的余额一致！
（3） AR Open Invoice：所有未收到款项的发票。包括那些还没有开单但已经出货的发票。
（4） Existing Asset Information：资产信息，要提供到CUT-OFF DAY为止的资产信息，包括资产的折旧方法、折旧年限、原值、启用日期、折旧费用账户、存放地点、累计折旧、本年累计折旧等。
以上四种数据是最重要的动态数据，数据的质量越高，实施后的效果则越好。当我们顾问收集到所有数据后，则可以进行数据迁移（Data Migration）。数据迁移完成后，就要验证数据的正确性，这就是对账（Reconciliation）！
AR对账：验证AR模块中的所有事务处理(Transaction)、收款(Receipt)等记账的账户的余额与GL的账户余额是否一致。其中可能会涉及到：应收账款账户、其他应收款账户、内部公司账户等。举个例子：假设截止到5月这个会计月份的AR OPEN DATA中所有Transactions的余额情况为“应收款”借方100000，其他应收款借方为5000，则这两个数值就应该要与5月份的GL 中这两个账户的余额一致。如果出现不致的情况，就要检查那些Transaction出差异。AR对账的对象粒度从大到小可以是：事务处理总额 - > 客户总额 -> 单个事务处理。有人会问：我5月份已经提供了应付款的总账账户的余额值，你AR又有未收到款项的事务处理。如果我AR创建会计分录后传送到GL，这样GL中的应付款账户的余额值不就是双倍了吗？？回答：是的，所以对于子模块在5月份传过来的日记账，我们都要把它冲销掉！只保留用户所提供的GL的账户余额值。
在每月进行对账时，可以借助AR所提供的报表：
- 应收款额核对 AR Reconciliation Report
- 销项税核对 Tax Reconciliation Report
- 收款核对 Receipt Register Report
AP对账：同理AR。由于AP主要是用来控制费用，所以对于费用帐户比较多的企业，在进行AP对帐时，就要十分的仔细，力求要保证每一个费用帐户金额的正确。以下是AP一些常用的对帐时用的系统报表：
1. Invoice Register (发票登记报表)查看系统中发票的明细
2. Invoice On Hold Report（发票挂起报表）查看被暂挂的发票
3. Invoice Aging Report（发票帐龄报表）查看供应商应付余额
4. Payment Register（付款登记报表）查看系统中付款的明细
5. Posted Invoice Register (已过账发票登记) 复核特定期间已经将日记账过账到GL的发票信息
6. Posted Payment Register (已过账付款登记) 复核特定期间已经将日记账过账过账到GL的付款信息
7. Accounts Payable Trial Balance（应付帐款试算表报表）使用应付帐款试算表报表，您可以核实应付款管理系统中的应付帐款负债总额是否与总帐中的相等。在关闭期间之前，您可以将此报表提供的累计负债总额与总帐提供的负债总额进行比较，以对这些余额进行调节。
8. Unaccounted Transactions Report 可以使用这报表查看AP中所有未创建会计分录的发票和付款。也可以显示那些由于被暂挂的发票和付款。
FA对账：主要验证GL ACCOUNT BALANCE的ASSET COST 与用户所提供的EXISTING ASSET是否一致，还要验证累计折旧帐户，折旧费用帐户。一般借助运行折旧程序后的输出报表，则可以验证FA模板的数据是否与GL提供的Account Balance是否一致
更多精彩内容
